Recueil et utilisation des données des patients au sein de Dr Warehouse

Mise à jour : 1^er décembre 2020

Qu'est-ce que Dr WAREHOUSE?

Gustave Roussy a déployé une base de données informatisée centralisant l’ensemble des données de santé des patients, initialement hébergées dans des dizaines de logiciels et d’applications (Dossier Patient Informatisé, logiciels de gestion de données biologiques, etc.)

Intitulé Dr WAREHOUSE, cet entrepôt de données de santé regroupe les données administratives, sociales et médicales des patients pris en charge à Gustave Roussy.

Dr WAREHOUSE a été autorisé par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) le 29 octobre 2020 (décision DT-2020-008).

Les règles pour l’accès à Dr WAREHOUSE et relatives son utilisation ont été validées par la Direction Générale de Gustave Roussy.

Gustave Roussy, en tant que responsable de traitement de cet entrepôt, s’engage à garantir la confidentialité des données des patients qui y sont recueillies.

A quels besoins répond Dr WAREHOUSE ?

Depuis 2014, soignants, chercheurs et personnel administratif de Gustave Roussy expriment leurs attentes en matière de big data et d’intelligence artificielle (IA) appliqués à la cancérologie.

La communauté professionnelle de Gustave Roussy a ainsi mis à jour des besoins de stockage et de traitement de bases de données volumineuses, issues des systèmes d’information déployés au sein de Gustave Roussy, dans le cadre de ses activités cliniques, de recherche et de pilotage hospitalier :

Dr WAREHOUSE répond à leurs attentes :

1. En permettant  d’intégrer toutes les données produites dans les systèmes d’information de production de Gustave Roussy, en vue d’effectuer des requêtes optimisées – rapides, pertinentes, simples et sécurisées – sur des données variablement homogènes et structurées (dont des données textuelles), DR WAREHOUSE offre la possibilité :
2. aux soignants : d’accéder à la mémoire clinique de l’hôpital pour appuyer leurs diagnostics (retrouver rapidement un document dans le dossier médical d’un patient, visualiser le parcours de soins  de patients accompagnés à Gustave Roussy, trouver un/des patient(s) ayant une pathologie similaire à d’autres patients suivis à Gustave Roussy);
3. aux chercheurs : d’accéder facilement à des données cliniques pour leurs études (effectuer un pré screening pour une étude clinique en quelques minutes, tester de nouvelles hypothèses de travail, obtenir des statistiques phénotypiques descriptives d’une sous-population) et de constituer des cohortes de patients;
4. au personnel administratif (service de l’information médicale) : d’étudier les flux de patients dans les services, de visualiser des parcours de soins agrégés, de contrôler la qualité du codage du PMSI.

A quoi sert Dr WAREHOUSE ?

Dr WAREHOUSE permet :

1. La constitution et le suivi de cohortes de patients pris en charge à Gustave Roussy dans le cadre d’activités de soins courants ;
2. La réalisation d’’évaluations médico-économiques, notamment réalisées par le personnel du service de  l'information  médicale (SIM) de Gustave Roussy  dans de le cadre de ses missions;
3. Des recherches sur données, dans le cadre de programmes de recherche impliquant la personne humaine et dans le cadre de programmes de recherche n’impliquant pas la personne humaine réalisées par les professionnels de Gustave Roussy ainsi que des membres des unités de l’INSERM et du CNRS hébergées au sein de Gustave Roussy;
4. De réaliser des études de faisabilité d'essais cliniques. Il s'agit des études de détermination du nombre de patients pris en charge par Gustave Roussy et susceptibles de remplir les critères d'inclusion et de non inclusion d'une étude d'une recherche impliquant la personne humaine (RIPH) ou d'une recherche sur données n'impliquant par la personne humaine (RNIPH).

Ces recherches n’impliquent aucune intervention sur les patients, c’est-à-dire qu’elles ne modifient pas votre prise en charge par les soignants (pas d’intervention sur les soins, pas de questionnaire à remplir).

Vous n’êtes pas non plus sollicité(e) pour apporter de nouvelles données, ces recherches n’utilisant que vos données déjà recueillies dans le cadre de votre prise en charge.

Quelles données me concernant sont recueillies dans Dr WAREHOUSE et utilisées par son biais ?

Il s’agit d’informations administratives, sociales et médicales recueillies lors de vos séjours à Gustave Roussy.

Ces données sont collectées directement auprès de vous à l’admission à l’accueil de Gustave Roussy  ou lors de l’instruction de votre dossier médical lors d’une consultation ou d’une hospitalisation.

Qui a accès aux données me concernant recueillies dans Dr WAREHOUSE ?

Les utilisateurs de Dr WAREHOUSE sont :

1. des professionnels de santé de l’institut Gustave Roussy (membres de l’équipe de soins);  
2. des professionnels de recherche, salariés de Gustave Roussy et salariés de l’INSERM et du CNRS exerçant à Gustave Roussy;
3. le médecin responsable de l’information médicale de Gustave Roussy et certains de ses collaborateurs;
4. les administrateurs de Dr WAREHOUSE, exerçant au sein de la Direction de la Transformation Numérique et des Systèmes d’Information de Gustave Roussy.

Les membres de l’équipe de soins peuvent accéder aux données directement identifiantes contenues dans Dr WAREHOUSE concernant les patients dont ils assurent le suivi;

Le médecin en charge de l’information médicale et les professionnels travaillant au sein de son service peuvent accéder aux données directement identifiantes, concernant les patients, dans le cadre strict de l’exercice de leurs missions.

Les administrateurs de Dr WAREHOUSE peuvent accéder aux données directement identifiantes concernant les patients uniquement si cela s’avérait nécessaire. Ils peuvent accéder aux données directement identifiantes concernant les utilisateurs.

Les chercheurs (personnels de l’Institut Gustave Roussy, de l’INSERM et du CNRS exerçant au sein de Gustave Roussy) peuvent accéder aux données agrégées ou pseudonymisées strictement nécessaires et pertinentes au regard des objectifs des projets de recherches dont ils envisagent la mise en œuvre.

Des partenaires, externes à Gustave Roussy, peuvent réaliser-il des études sur mes données recueillies dans Dr WAREHOUSE ?

Oui.

Ces partenaires, français ou étrangers, peuvent être :

1. Des établissements de santé (publics, privés);
2. Des partenaires académiques (ex : l’INSERM, le CNRS, etc.);
3. Des laboratoires pharmaceutiques;
4. Des entreprises spécialisées en santé (ex : éditeur de logiciel informatique, entreprise en santé développant des outils d’intelligence artificielle, etc.)

Toutefois, ces partenaires ne sont pas habilités à avoir un accès direct à l’entrepôt de données de Gustave Roussy.

En outre, aucune des données personnelles extraites de Dr WAREHOUSE transmises à ces partenaires ne sont nominatives. Les données qui sont transmises à ces partenaires sont expurgées des informations permettant de vous identifier.

Enfin, tout demande de tiers doit préalablement être autorisée par les directions compétentes de Gustave Roussy et préalablement encadrés par un contrats de collaboration fixant des règles strictes d’utilisation  et de mesures de sécurité à mettre en place pour pouvoir y accéder.

Pendant combien de temps mes données sont-elles conservées dans Dr WAREHOUSE ?

Le délai de conservation des données au sein de Dr WAREHOUSE est le même que le délai légal de conservation du dossier médical : 20 ans à compter de la date de votre dernier séjour ou de votre dernière consultation au sein de Gustave Roussy.

Quels sont mes droits concernant mes données recueillies dans Dr WAREHOUSE ?

Vous disposez des droits suivants :

1. droit d’accès aux données personnelles vous concernant ;
2. droit de rectification : correction de données inexactes, incomplètes ou équivoques ;
3. droit de suppression de vos données ;
4. droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ces données vous concernant après votre décès.

Puis-je m'opposer à l'utilisation de mes données dans le cadre des études réalisées à partir des données de Dr WAREHOUSE ?

Oui.

Vous pouvez, à tout moment et sans vous justifier, vous opposer à l’utilisation de vos données pour la recherche en vous adressant au délégué à la protection des données de Gustave Roussy

Je suis parent d’un patient mineur âgé de moins de 15 ans, puis-je m’opposer à l'utilisation des données de mon enfant dans le cadre des études sur données de Dr WAREHOUSE ?

Oui.

Vous pouvez, à tout moment et sans vous justifier, vous opposer à l’utilisation des données de votre enfant pour la recherche.

Qui dois-je contacter pour exercer mes droits ?

Vous pouvez exercer vos droits et/ou ceux de votre enfant en vous adressant au délégué à la protection des données de Gustave Roussy (en accompagnant votre demande d’un justificatif d’identité valide) :

• par e-mail : donneespersonnelles@gustaveroussy.fr ;
• par courrier : Gustave Roussy, Délégué à la protection des données, Direction de la transformation numérique et des systèmes d’information, 114, rue Edouard-Vaillant, 94 805 Villejuif Cedex –   France.

Quelles sont les conséquences de mon opposition ?

Si vous vous opposez, vos données (ou celles de votre enfant) ne seront pas utilisées. Votre opposition est valable pour toutes les études réalisées sur la base des données colligées dans  Dr WAREHOUSE.

Cette opposition n’affectera en rien la qualité de votre prise en charge ni la relation avec le médecin qui vous soigne.

Je suis mineur. Quels sont mes droits ?

Si vous avez 15 ans ou plus, vous pouvez vous opposer à ce que vos parents aient accès aux données vous concernant. Vous exercez seul(e) votre droit d’accès, de rectification et d’opposition.

Si vous avez moins de 15 ans, vous pouvez vous opposer à ce que vos parents soient informés du traitement de vos données si le fait d’y participer conduit à révéler une information sur une action de prévention, un dépistage, un diagnostic, un traitement ou une intervention pour laquelle vous vous êtes expressément opposé(e) à la consultation de vos parents ou si les liens de famille sont rompus et que vous bénéficiez à titre personnel du remboursement des prestations en nature de l’assurance maladie et maternité et de la couverture maladie universelle.

Vous exercez seul(e) vos droits d’accès, de rectification et d’opposition.

Vous pouvez vous adresser au délégué à la protection des données de Gustave Roussy :

• par e-mail : donneespersonnelles@gustaveroussy.fr ;
• par courrier : Gustave Roussy, Délégué à la protection des données, Direction de la transformation numérique et des systèmes d’information, 114, rue Edouard-Vaillant, 94 805 Villejuif Cedex –   France.

Auprès de quelle autorité publique puis-je me rapprocher au cas où j’estimerais que Gustave Roussy ne respecterait pas mes droits vis-à-vis de mes données ?

Au cas où il ne vous serait pas donné satisfaction, vous pourriez également effectuer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.